<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1637338983186602&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

De sociale inspectie aan de deur: hoe bereidt u zich optimaal voor?

22 dec 2016, SD Worx

Bij een bezoek van de sociale inspectie moet u een rits correcte, up-to-date en juridisch waterdichte documenten kunnen voorleggen. De kans is ook reëel dat uw personeel bevraagd wordt. Zeker zijn dat u volledig in orde bent met de sociale wetgeving? Dan is een goede voorbereiding een must.

Vroeg of laat krijgt elk bedrijf een controleur over de vloer. De sociale inspectie, die nagaat of bedrijven de sociale wetgeving nauwgezet toepassen, is slechts één controleorgaan. Daarnaast is er ook nog een technische inspectie (arbeidsveiligheid), RSZ-inspectie (correcte RSZ-aangiftes) en RVA-controle (alles in verband met werkloosheid). Dat maakt het voor Belgische bedrijven extra uitdagend om tot in de puntjes aan alle wetten en regels te voldoen.

 Sociale_inspectie.png

 

4 documenten die de sociaal inspecteur zeker checkt

Enkele zaken staan standaard op de checklist van elke controleur:

  1. alle arbeidsovereenkomsten
  2. uw arbeidsreglement
  3. de uurroosters van al uw medewerkers
  4. de individuele jaarrekeningen van elk personeelslid

Uiteraard moeten deze documenten juridisch correct zijn én in overeenstemming zijn met de realiteit. Bewaar ze ook ergens op een duidelijke, steeds toegankelijke plaats. De controleur moet er immers altijd makkelijk kunnen inkijken, ook als u zelf toevallig niet aanwezig bent.

 

Aangekondigde visite of blitzbezoek?

Beslist de sociale inspectie om bij u langs te komen, dan krijgt u meestal op voorhand een seintje. In dat geval is het uiteraard makkelijker om de standaarddocumenten hierboven nog even te checken.

Sommige bezoeken zijn echter onaangekondigd. Na een klacht van een personeelslid is dit vaste prik, maar ook zonder duidelijk aanwijsbare reden kunt u onverwacht bezoek over de vloer krijgen. Zeker in sectoren met relatief veel zwartwerk, zoals horeca, retail, bouw of kappers, komt dit meer en meer voor. Dat zo’n controle ongelegen komt en kostbare tijd opslorpt, is natuurlijk allesbehalve fijn. Reden te meer om ervoor te zorgen dat alle nodige documenten correct, up-to-date en snel raadpleegbaar zijn.

 

Wat kunnen de (dure) gevolgen zijn?

Botst de controleur op onregelmatigheden, dan volgt doorgaans een regularisatie. Dat betekent dat de situatie met terugwerkende kracht wordt rechtgezet, meestal tot drie jaar terug. Een voorbeeld: stel dat het loon van een werknemer al vijf jaar onder het barema ligt, dan moet de werkgever de som van dit loonverschil over drie jaar onmiddellijk uitbetalen. Het hoeft dus geen betoog dat een vergissing u duur te staan kan komen. Als er sprake is van bewuste fraude, dan kan deze regularisatie tot vijf jaar oplopen.

 sociaal_inspecteur.png

 

Enkele aandachtspunten

Zijn er deeltijdse werkkrachten in uw zaak aan de slag? Reken maar dat de inspecteur hun uurroosters en arbeidsvoorwaarden met het vergrootglas bekijkt, én vervolgens nagaat of de realiteit hieraan beantwoordt. In de praktijk komen afwijkende werktijden en -voorwaarden bij parttime werknemers namelijk geregeld voor.

De sociale inspectie heeft ook het recht om u én uw werknemers een aantal vragen te stellen. Of het om enkele vriendelijke standaardvragen of een diepgaand verhoor gaat, hangt vooral van de stijl van de inspecteur af.

Tip: hou het beknopt en ter zake

Dat zo’n controle nervositeit opwekt, is begrijpelijk. Het gevolg? Werkgevers of HR-verantwoordelijken zijn soms zeer openhartig, bijvoorbeeld over RSZ-bijdragen of extralegale voordelen. Zaken waar de controleur misschien niet naar vraagt, maar die bij hem wél een belletje kunnen doen rinkelen. Waarna het bedrijf in kwestie op korte termijn ook een RSZ- of RVA-inspectie over de vloer krijgt. Kortom: beantwoord elke vraag kort en duidelijk, maar geef geen informatie prijs waar niet naar gevraagd wordt.

 

De beste voorbereiding is ondersteuning

Wilt u op zeker spelen, dan kunt u de hulp inroepen van SD Worx. Tijdens een juridische audit gaan we na hoe ‘inspectieproof’ uw onderneming is. Onze consultant neemt alle documenten door en stelt de vragen die ook een sociaal inspecteur zou stellen. Zo krijgt u een heldere kijk op juridische en fiscale risico’s en opportuniteiten. Daarnaast kunnen we u tijdens een aangekondigde sociale inspectie begeleiden. Zo staat u er niet alleen voor. Indien nodig zorgen we na de controle voor de rechtzettingen.

 

Hoe waterdicht zijn uw sociale afspraken?

Klopt uw arbeidsreglement tot in de details? Hebt u er ook zaken zoals opzegtermijnen, alcohol op de werkvloer, glijdende uren of ziektemeldingen in opgenomen? Doe zelf de test en kom in 2 minuten te weten hoe u risico’s bij een sociale inspectie vermijdt.

 

Een waterdicht arbeidsreglement en heldere policy's: onze aanpak  Wij stellen met u een correct arbeidsreglement op en geven advies rond  gedragscodes. Zo bent u gewapend tegen een sociale inspectie én vermijdt u  discussies met uw medewerkers. Lees hoe we dat doen >
Kom te weten hoe u heldere, waterdichte afspraken maakt met uw medewerkers.  Tijdens een vrijblijvend gesprek krijgt u advies van SD Worx waarmee u  voortaan altijd waterdichte afspraken maakt met uw medewerkers. Neem contact op >